Электронная почта является одним из важнейших средств глобального общения. Но в то время как мы сталкиваемся с постоянно растущим объемом электронных писем, информация, отправляемая по электронной почте, обычно не хранится где-либо еще, а просто остается в почтовых ящиках пользователей. Кроме того, компании по всему миру сталкиваются с растущим числом требований соответствия (например, HIPAA и FERPA в США или GoBD в Германии). Многие управляющие директора малых и средних компаний задаются вопросом, как они могут решить эти проблемы с помощью архивирования электронной почты и что именно нужно архивировать. Но что на самом деле означает термин «архивирование электронной почты» и какие преимущества он предлагает для вас?
Краткий обзор эволюции архивирования электронной почты.
Пока вы читаете эту статью, оба наших почтовых ящика постоянно пополняются. Это было не всегда так. Со временем объемы электронной почты растут, а архивация email развивается. В первые дни электронной почты, архивирование email было основано на доверии пользователям. Компании полагались на своих сотрудников, чтобы управлять своими собственными архивами электронной почты в своих почтовых клиентах. Позже, когда ИТ-отделы начали внедрять концепцию резервного копирования, они начали резервное копирование электронной почты или даже целых почтовых серверов, но поиск электронной почты не был обычным явлением, особенно для конечных пользователей. В случае, если вам необходимо восстановить конкретное электронное письмо, например, в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства, его поиск часто занимал недели. ИТ-персоналу необходимо было восстановить целые резервные копии и найти это конкретное письмо, утомительный процесс.
В настоящее время конечные пользователи могут найти одно письмо в течение нескольких секунд и восстановить его самостоятельно.
Различные типы архивирования электронной почты.
Вы решили заархивировать свою электронную почту? Значит вы должны сделать следующий шаг и узнать о правильной стратегии. В связи с этим, ИТ-администраторам компании следует сосредоточиться на внутренней почтовой инфраструктуре. Это означает, что им приходится выбирать между архивированием на стороне сервера или на стороне клиента.
Архивирование электронной почты на стороне сервера.
Серверное архивирование - это централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. Этот тип архивирования электронной почты является наиболее популярным и архивирует почтовые ящики, такие как Exchange, Office 365, IMAP и Gmail.
Архивирование электронной почты локально или архивирование в облаке.
После того, как вы выбрали правильный тип архивирования электронной почты на основе вашей почтовой инфраструктуры и ваших потребностей, вы можете выбрать локальное или облачное решение. Для локального решения программное обеспечение приобретается и работает автономно в собственной серверной среде бизнеса. Это вариант, если у компании есть собственный ИТ-отдел с собственными локальными почтовыми серверами, а также если у компании есть свой почтовый сервер в облаке (например, Microsoft Office 365), и он хочет хранить архив локально. Если используются облачные сервисы, ответственность за обслуживание и эксплуатацию лежит на провайдере. Все данные находятся в системе провайдера. Если вы выбираете архивирование электронной почты только в облаке, вам следует выбрать максимальный уровень доступности и безопасности. Кроме того, мы рекомендуем держать архив электронной почты физически доступным на ваших собственных серверах.
Из-за большого количества писем, отправляемых и получаемых каждый день, классификация обоих писем, которые требуют и не требуют архивирования, практически невозможна. По этой причине все входящие и исходящие электронные письма часто сразу архивируются (это называется «ведение журнала»). Это также полезно для защиты от возможного взлома и обеспечения целостности архива. Тем не менее, руководящие принципы защиты данных должны быть приняты во внимание здесь. Например, в некоторых странах частное использование сервисов деловой электронной почты может быть проблематичным. В этом случае предлагаемое решение будет состоять в том, чтобы запретить частное использование электронной почты (например, как одна из оговорок в трудовом договоре) или исключительное использование внешних служб электронной почты для частной электронной переписки. Вот почему вы всегда должны следить за рекомендациями по защите данных.
Резервное копирование - это не то же самое, что архивирование.
Термины архивирование и резервное копирование обычно ошибочно принимают за синонимы. По этой причине предполагается, что в большинстве случаев достаточно только резервного копирования. Однако резервное копирование вашего почтового сервера никоим образом не заменяет надлежащий почтовый архив. Резервное копирование может выполнять резервное копирование данных только в течение ограниченного периода времени и восстанавливать его при необходимости. Однако требования соответствия не учитываются, равно как и не обеспечивается постоянная доступность и возможность восстановления очень важных сообщений электронной почты. В рамках резервного копирования электронные письма могут быть удалены сразу же после получения и, следовательно, в обход безопасности. Соответственно, резервное копирование не помогает выполнять требования соответствия и не может предотвратить потерю данных. Резервное копирование очень важно и правильно, но резервное копирование не может заменить функции архивирования. И не забывайте: архив электронной почты также должен быть частью вашего плана резервного копирования!
Шесть преимуществ архивирования электронной почты, из которых вы можете извлечь выгоду:
1) Соответствие нормативным требованиям
Электронная почта может храниться полностью в аутентичном, защищенном от несанкционированного доступа и доступном виде в течение многих лет с помощью архивирования электронной почты. Кроме того, архивирование электронной почты также может помочь в определенных сценариях eDiscovery и упростит использование электронной почты в качестве доказательства в судебном процессе.
Особенно предприятия в значительной степени регулируемых отраслях, например, здравоохранение, финансовые услуги, юридические или государственные органы, имеют растущий список правил и требований к eDiscovery, которые они должны учитывать при управлении своей электронной почтой.
2) Защита от потери данных
Данные, которые имеют решающее значение для компании, теряются, когда пользователи удаляют важные электронные письма случайно, по желанию или даже уходят из компании, и весь их почтовый ящик удаляется. Благодаря архивированию электронной почты каждое письмо вместе с вложениями остается доступным для поиска в архиве.
Помимо этого, как насчет случаев, когда случается катастрофа? Представьте, что ваш почтовый сервер перестал работать или у вашего провайдера почтовых услуг больше простоя. С правильно работающим архивом электронной почты у вас есть все ваши деловые электронные письма под рукой и доступны, даже без хлопот для вашего ИТ-персонала.
3) Отмена квот (ограничений) почтовых ящиков
С нами всеми такое случалось: ваш Outlook объявляет, что его почтовый ящик заполнен, и вы не можете получать новые письма. Один из ваших деловых партнеров предупреждает вас о том, что каждый раз, когда они пытаются отправить вам электронное письмо, они отклоняются вашим почтовым сервером из-за вашей квоты почтового ящика. Это просто неприятно: удаление писем и вложений по одному также занимает много времени. Квоты почтовых ящиков и подобные ситуации остались в прошлом при архивировании электронной почты.
4) Независимость
Когда почтовый сервер не работает или данные потеряны, каждый пользователь в компании может получить доступ ко всем электронным письмам через архив электронной почты. Таким образом, компании остаются независимыми от почтового сервера или своего поставщика услуг электронной почты, что облегчает выполнение их деловых операций без перерыва.
5) Повышение эффективности и производительности
Объем данных на почтовом сервере всегда поддерживается на низком уровне при архивировании электронной почты. Это означает, что время резервного копирования и восстановления также сокращается. В результате улучшается производительность и уменьшаются объемы резервного копирования. Каждый пользователь может самостоятельно восстанавливать электронные письма одним щелчком мыши. Таким образом, ИТ-специалистам больше не нужно проходить через длительный процесс ручного восстановления потерянных писем. Более того, правильное решение для архивирования электронной почты позволяет пользователям быстро выполнять поиск по всем архивным сообщениям и вложениям, что сделает их более продуктивными.
6) Долгосрочное решение для файлов PST
Поврежденные PST-файлы так же страшны в повседневной работе, как и полные почтовые ящики. В этой ситуации ИТ-сотрудник может помочь восстановить файлы, только если были созданы резервные копии PST-файлов. В результате эти форматы файлов создают нагрузку на ИТ-отдел из-за их подверженности ошибкам. С помощью архивирования электронной почты PST-файлы могут быть заархивированы централизованно внутри компании, не беспокоясь об изменении прав доступа.
Стандарт архивирования электронной почты: MailStore Server.
Малые и средние предприятия могут воспользоваться всеми преимуществами современного и безопасного архивирования электронной почты с помощью MailStore Server. Кроме того, MailStore Server предлагает особенно быстрый полнотекстовый поиск по электронной почте и множества типов файловых вложений, что позволяет пользователю получать свои электронные письма из архива через надстройку Outlook или веб-доступ. Пользователи также могут сохранять свою обычную структуру папок и управлять своим архивом настолько интуитивно, насколько это возможно.
Просто протестируйте MailStore Server в течение 30 дней и без обязательств.
Более подробная информация о решении MailStore Server находится здесь:https://softline.md/solutions/programmnoe-obespechenie/setevoe-po/mailstore-server?localize=1
Веселитесь архивируя!